Indexação
Catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico.
Workflow
Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos.
Pesquisa
Implementação de um motor de busca capaz de realizar pesquisas no conteúdo de qualquer documento ou nos seus atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte.
Redução de Custo
A redução de custo advém do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.
Controlo de Documentos
Gestão integrada de documentos
A aplicação de Controlo de Documentos é uma aplicação paperfree vocacionada para gerir toda a documentação controlada na organização:
As funcionalidades da aplicação permitem:
- Permite arquivar/consultar online documentos em ficheiros de qualquer formato;
- Permite criar documentos dispondo de um formato próprio para a sua elaboração;
- Permite definir o fluxo de aprovação dos documentos, por meio de um workflow userfriendly;
- Disponibilização e Distribuição dos documentos;
- Revisão e Arquivo dos documentos obsoletos de forma automática;
- Possibilidade de interacção com outras aplicações.
As funcionalidades da aplicação permitem:
- Configuração do sistema de codificação dos documentos de forma autónoma;
- Parametrização de campos adicionais ao formulário de registo de um documento, por meio de atributos;
- Gestão das permissões de consulta e gestão dos documentos;
- Imposição do fluxo de aprovação do documento, por meio de workflow;
- Visualização do histórico de aprovação de um documento;
- Registo de um documento:
- Sem workflow;
- Com workflow prédefinido;
- Com workflow por definir;
- Elaboração do documento pode ser realizada através de:
- Um software externo à aplicação WeMake (Office, libreoffice, etc.) e posteriormente inserido na aplicação através de upload. É possível associar ao registo do documento o documento de consulta que poderá está em formato não editável e o ficheiro original;
- Um editor de texto incorporado na aplicação, ferramenta últil para documentos com uma formatação simples;
- Parametrização do layout dos documentos elaborados no editor de texto (cabeçalho, rodapé, etc.)
- Gestão dos alertas de notificação:
- Intervenientes na elaboração e workflow de um documento;
- Utilizadores dos documentos sempre que existe um novo documento ou nova revisão do mesmo;
- De comentários associados à revisão de um documento;
- Sistema de semáforos:
- Período de revisão;
- Tarefas;
- Consulta dos documentos em formato digital e online numa estrutura:
- Organizacional;
- Por caraterização;
- E via pesquisa avançada, por código do documento, palavras a procurar, entre data de aprovação, classe de documentos, atributos;
- Links para os documentos associados a um documento, documentos que podem ser:
- Documentos controlados pela aplicação;
- Documentos anexados;
- Ficha Técnica do documento que reúne toda a informação que existe sobre o mesmo
- Gestão e disponibilização de uma lista de siglas e abreviaturas
- Controlo do estado de revisão de um documento:
- Elaboração;
- Em workflow;
- Aprovado;
- Cancelado;
- Obsoleto ;
- Relatórios:
- Mapa de Controlo de Documentos
- Histórico de documentos;
- Lista geral de classes;
- Histórico do Workflow prédefinido;
- Histórico do Workflow por definir;
- Possibilidade de integração com outros módulos:
- Sistema de Gestão Ambiental;
- Gestão de Processos, Objetivos e Metas;
- Segurança e Saúde no Trabalho;
- Gestão de Equipamentos, entre outros;
Rápido e fácil de utilizar
Funcionalidades
Control your information before it controls you
Carregar conteúdo
Word, Excel, PDF, Videos, PowerPoints e muito mais.
Automatizar Notificações
Mantenha-se atualizado com o e-mail e notificações do dashboard
Relatórios detalhados
Uma grande variedade de relatórios para o utilizador consultar.
Outras características da solução
- Requisitos do Sistema
- Pontos fortes da solução
- Informação Adicional
O software da WeMake poderá ser instalado em qualquer servidor capaz de correr um dos seguintes sistemas operativos:
A nível de hardware e para um desempenho confortável, aconselhamos as seguintes características mínimas:
A nível de software aconselhamos as seguintes caracteristicas:
- Windows 2000 Server ou superior;
- Linux (diversas distribuições).
A nível de hardware e para um desempenho confortável, aconselhamos as seguintes características mínimas:
- Servidor com processador 2Ghz Dual-Core;
- 4GB de RAM;
- 10GB de espaço em HDD (O espaço dependerá dos módulos instalados e da quantidade de informação registada pelo cliente. De base o software necessita de cerca de 400Mb).
A nível de software aconselhamos as seguintes caracteristicas:
- Em ambiente Windows:
- Sistema Operativo: Windows 2008 R2;
- SGBD: SQL Server 2008 R2 ou MySQL 5.4.x;
- WebServer: IIS 7.x ou Apache 2.2.x;
- PHP: 5.3.x.
- Em ambiente Linux:
- Distibuição: Debian Based (Debian, Ubuntu, etc..) ou Redhat Based (Redhat, Centos, etc..);
- SGBD: MySQL 5.4.x
- Webserver: Apache 2.2.x;
- PHP: 5.3.x.
- Postos Locais:
- Internet Explorer 8 ou 9;
- Firefox 17.x;
- Acrobat Reader
A WeMake desenvolve software à medida das suas necessidades.
A versão standard desta aplicação tem respondido a 98% dos nossos clientes. Se desejar eventuais adaptações no software (formulários, descritivos, listagens, relatórios, exportações, etc.) poderão ser acordados contratualmente com a WeMake, solicitando orçamento prévio.
A versão standard desta aplicação tem respondido a 98% dos nossos clientes. Se desejar eventuais adaptações no software (formulários, descritivos, listagens, relatórios, exportações, etc.) poderão ser acordados contratualmente com a WeMake, solicitando orçamento prévio.
- Plataforma 100% Web Compatível com qualquer browser
- A plataforma mais flexível do mercado e com a curva de aprendizagem mais curta
- Plataforma preparada para possíveis integrações com outros sistemas, como por exemplo com o Active Directory, PHC, entre outros.
Clientes
Alguns dos nossos clientes
